Kirkkopalvelut ry on hyvinvointi- ja koulutuspalvelujen tuottaja, hyväntekeväisyystoimija sekä seurakuntien ja kristillisten toimijoiden valtakunnallinen yhteistyö- ja palvelujärjestö. Kirkkopalvelut tarjoaa STEP-koulutuksessa ammatillista koulutusta vuosittain 3500 opiskelijalle ja on Suomen suurin vapaan sivistystyön toimija. Se organisoi Yhteisvastuukeräyksen, ylläpitää Kotimaanapu-, Ruoka-apu.fi- ja Vapaaehtoistyo.fi-palveluita, järjestää Kirkkopäivät ja vastaa Tiekirkko-toiminnasta. Lisäksi se toteuttaa monipuolista hanke- ja kehittämistyötä, tuottaa lastensuojelu- ja vanhuspalveluja Valona-hyvinvoinnin kautta sekä merkityksellistä mediaa Sacrum–Kotimaa Oy:n kautta.
Vuonna 2024 konsernin keskimääräinen henkilöstömäärä oli 427. Vuoden lopussa jäseninä oli 295 seurakuntaa, 58 järjestöä ja 21 opintojärjestöä.
Talouspäällikkö Riitta Niukkanen vastaa taloushallinnon esimiestehtävistä. Kirkkopalveluiden talousosastoon kuuluu yhteensä 8 henkilöä. Kirkkopalvelut on ollut tiiviissä yhteistyössä Rauhalan kanssa jo vuodesta 2007, ja noin kaksi vuotta sitten Kirkkopalvelut teki merkittävän digiloikan siirtymällä kokonaan sähköiseen Fennoa-järjestelmään.
Lähtötilanne: mapit täyttivät toimiston
Ennen uudistusta taloushallinnossa oli paljon paperisia prosesseja.
"Meillä oli muistiotositteet paperisena, vuodessa tuli 14–15 mappia täyteen. Tietoa tuli eri lähteistä, joita piti sovittaa yhteen. Siinä oli tekemistä, että kaiken sai istumaan järjestelmään."
Kun tarve siirtyä kokonaan sähköiseen järjestelmään nousi esiin, Rauhalan yhteyshenkilö suositteli Fennoaa.
"Muut kartoittamamme ohjelmat eivät soveltuneet näin isoon kokonaisuuteen. Rauhalan yhteyshenkilö oli vakuuttava ja osasi perustella, miksi Fennoa sopii meille."
Ratkaisu: kaikki yhdessä ohjelmassa
Fennoan käyttöönotto merkitsi suurta muutosta.
"Kun kaikki alkoi pyöriä yhdessä ohjelmassa, osto- ja myyntireskontra sekä kassapalvelut, arki helpottui valtavasti. Ei ollut enää erillisiä järjestelmiä, vaan kaikki tieto on yhdessä paikassa."
Käyttäjäystävällisen ohjelman avulla Kirkkopalvelujen talousosasto säästää aikaa joka kuukausi, sillä esimerkiksi vastavientien tekeminen, jaksotukset sekä lisäysten ja vähennysten käsittely onnistuvat sujuvasti. Kun kaikki keskeiset toiminnot – osto- ja myyntireskontra sekä kassapalvelut – löytyvät yhdestä ohjelmasta, työ on yksinkertaistunut merkittävästi.
Talousosaston käyttäjät sekä tarkastajat ja hyväksyjät ovat olleet tyytyväisiä, eikä järjestelmästä ole tullut valituksia. Osa työntekijöistä käyttää Fennoan mobiiliversiota laskujen hyväksymiseen jos laskun sisältö on selkeä. Lomalta ei tarvitse kaivella tietokonetta esiin peruslaskujen vuoksi.
Niukkanen kertoo Fennoan tuoneen arkeen merkittävää helpotusta.
“Fennoa on kertakaikkiaan helpottanut työtäni.”
Pitkäaikainen kumppanuus
Niukkanen arvostaa erityisesti Rauhalan asiantuntevaa tukea ja saumatonta yhteistyötä.
"Ongelmatilanteissa apua saa nopeasti. On ollut positiivista, että meidän toimintatapamme tunnetaan pitkän yhteistyön ansiosta niin hyvin, ettei asioita tarvitse liikaa selitellä."
Rauhalan väen kanssa on aina tullut hyvin toimeen. Kun siirryimme Fennoaan, yhteyshenkilömme pyöritti koko prosessin läpi alusta loppuun kanssamme ja teki siirrosta helpompaa. Olemme erittäin tyytyväisiä Rauhalaan."