Matka- ja kululaskut ovat osa yritysten arkea, mutta ne voivat aiheuttaa välillä päänvaivaa. Manuaaliset vaiheet, käsittelyn viiveet sekä virheiden ja selvitysten määrä ovat pahimmillaan melkoinen aikasyöppö. Homma toimii ehkä rimaa hipoen tai ongelmiin totutaan. Välillä on kuitenkin hyvä pysähtyä miettimään, miten käsittelyä voisi parantaa ja millainen hintalappu vanhalle toimintamallille oikeasti kokonaisuutena muodostuu.
Matka- ja kululaskut tehdään ja raportoidaan lakien ja pykälien mukaisesti
Virheiden määrä vähenee ja käsittely nopeutuu
Kustannusseurantaan saadaan ajantasaisempaa tietoa
Laskujen kirjaajilta ja käsittelijöiltä säästyy aikaa, vaivaa ja hermoja
Paljonko talous- tai palkkahallinnon aikaa menee matka- ja kululaskujen selvittelyihin ja virheenkorjauksiin? Matkalaskusäännöt tai kirjanpito eivät välttämättä ole laskun kirjaajien ominta alaa, silti korvaukset ja kulut tulee saada kirjanpitoon ja maksuun ajantasaisesti ja oikein.
Hyvä matkalaskujärjestelmä ottaa tässä kohtaa roolia. Selkeä käyttöliittymä ohjaa ja opastaa laskujen kirjausta, taustamääritykset ja automaattilaskennat tekevät työtä kulisseissa, jotta laskut muodostuvat oikein.
Matkalaskujärjestelmän tarjoama automaatio tulee avuksi monessa kohtaa. Laskut voidaan ohjata tarkastettavaksi yrityskohtaisten määritysten mukaan ja esim. loma-aikoina tarkastajille voidaan nimetä sijaisia. Prosessin sujuvuus nopeuttaa laskujen kiertoa ja tiedot päätyvät kirjanpitoon aiempaa ketterämmin. Myös päivärahoja ja kilometrikorvauksia koskeva Tulorekisteriraportointi hoituu rajapinnan välityksellä heti maksatuksen jälkeen, ilman käyttäjän toimia.
Viime vuodet ovat mullistaneet työntekoa ja matkustamista. Etä- ja liikkuvaa työtä tukemaan tarvitaan hyviä toimintamalleja ja ratkaisuja, niinpä matkojen ja kulujen käsittelyn helppous nousee entistä tärkeämmäksi. Mahdollisuus kirjata tapahtumia ja lähettää kuitit vaikka jo tien päältä helpottaa arkea ja jättää vähemmän tilaa unohduksille.
Mikäli yrityksessä on käytössä luottokortteja, jotka on kytketty matkalaskuohjelmaan, saadaan korttiostot ohjattua suoraan ohjelmaan. Ostokuitti voi välittyä myös digitaalisena korttitapahtuman mukana. Mobiilikäyttö mahdollistaa myös esim. laskujen tarkastamisen ajasta ja paikasta riippumatta, kunhan olet nettiyhteyden päässä.
Visma.net Expense tarjoaa monipuolisen, mutta silti helppokäyttöisen ratkaisun matka- ja kululaskujen käsittelyyn. Vaiheet laskujen syötöstä hyväksyntään, maksatukseen ja kirjanpitoon saakka hoituvat sujuvasti Expensen avulla. Expenseä on helppo käyttää, eikä sen käyttöönotto ole ikuisuusprojekti. Nopeimmillaan käyttöönotto vie muutamia tunteja.
Expense on käytössä Pohjoismaissa ja sillä on satojatuhansia käyttäjiä. Käyttäjätyytyväisyys on korkealla tasolla, eniten kehuja ropisee helppokäyttöisyydestä ja selkeydestä. Toimintojen kehitys on jatkuvaa ja kehityslistamme kärjessä ovat muun muassa käytettävyysparannukset, mobiilitoimintojen ja rajapintojen kehittäminen.