Excel toimii. Luvut valmistuvat ja tarvittavat raportit saadaan ulos.
Samalla organisaatiossa voi olla vain yksi henkilö, joka todella tietää, mistä tiedot tulevat, mitä makrot tekevät, miten poikkeustilanteet ratkaistaan ja miksi tiettyihin soluihin tai välilehtiin ei kannata koskea.
Tilanne ei yleensä synny suunnitellusti. Taulukkoa on rakennettu tarpeiden mukana ja joku osaava ihminen on ratkaissut vastaan tulleita ongelmia yksi kerrallaan. Vuosien mittaan tiedostosta on tullut tärkeä osa prosessia ja sen rakentajasta henkilö, jonka osaamiseen koko ratkaisu nojaa.
Tämä ei yleensä ole tietoinen päätös. Ensin tarvitaan taulukko jonkin asian seuraamiseen. Sitten siihen lisätään laskentaa. Seuraavaksi mukaan tulee uusi tietolähde, muutama poikkeussääntö, linkitys toiseen tiedostoon ja ehkä makroja helpottamaan toistuvaa työtä. Jokainen muutos ratkaisee jonkin todellisen ongelman.
Vuosien aikana yksinkertaisesta tiedostosta voi kuitenkin kasvaa tärkeä osa raportointia, laskutusta, tuotantoa tai muuta liiketoiminnan kannalta keskeistä prosessia. Samalla sitä kehittäneelle henkilölle kertyy paljon tietoa siitä, miten kokonaisuus toimii.
Tiedosto toimii, mutta kukaan muu ei välttämättä oikein tiedä miksi. Excel-velho ei välttämättä ole itse halunnut päätyä organisaation kriittiseksi infrastruktuuriksi. Hän on vain ratkaissut ongelmia yksi kerrallaan.
Koska hän osaa ratkaista ongelmia. Kun Excelissä tulee ongelma, osaava henkilö korjaa sen. Kun seuraava tarve ilmestyy, sama henkilö tekee uuden kaavan, korjaa makron tai lisää tiedostoon uuden ominaisuuden.
Vähitellen hän ei enää vain käytä tiedostoa. Hän ylläpitää sitä, kehittää sitä ja tuntee sen ympärille rakentuneen prosessin. Työelämässä arvostetaan syystäkin ihmisiä, jotka tarttuvat ongelmiin ja saavat asiat toimimaan. Ongelma syntyy, jos kyky hoitaa ongelmat alkaa peittää sitä, että itse prosessi on yhden ihmisen osaamisen varassa.
Jos joka kuukausi tarvitaan sama henkilö selvittämään, korjaamaan tai pelastamaan tilanne, kannattaa ehkä yksittäisen ongelman sijaan tarkastella koko toimintatapaa.
Riski ei välttämättä näy tavallisena työpäivänä. Excel toimii, luvut valmistuvat ja tarvittava henkilö tietää, mitä tehdä. Riippuvuus huomataan helposti vasta silloin, kun prosessin rakentanut osaaja ei olekaan käytettävissä.
Loma, sairaus, työpaikan vaihto tai eläköityminen voi paljastaa, kuinka paljon tietoa yhden ihmisen varassa oikeastaan on. Silloin kyse ei välttämättä ole vain siitä, ettei kukaan osaa korjata tiedostoa. Samalla voi puuttua tieto siitä, mistä luvut tulevat, mitä poikkeuksia pitää huomioida ja mitä kuuluu tehdä, jos jokin menee pieleen.
Henkilösidonnaisuus vaikeuttaa myös perehdytystä. Uuden työntekijän on vaikea oppia prosessia, jota ei ole kuvattu missään. Kriittisen prosessin pitäisi toimia riippumatta siitä, kuka sattuu olemaan työvuorossa.
Tätä kysymystä kannattaa tarkastella laajemmin. Toimivassa prosessissa pitäisi olla riittävän selvää, mistä tieto tulee, mitä sille tehdään, kuka siitä vastaa ja mihin tieto seuraavaksi menee.
Jos nämä asiat ovat olemassa lähinnä yhden ihmisen muistissa, organisaatio ei ole riippuvainen vain yhdestä Excelistä. Se on riippuvainen ihmisestä, joka tietää, miten kokonaisuus toimii.
Tähän voi liittyä myös sisäisen valvonnan näkökulma. Jos sama henkilö rakentaa laskentalogiikan, ylläpitää sitä, tuottaa raportin ja tulkitsee lopputuloksen, prosessin tarkistaminen voi jäädä vähäiseksi tai olla tarpeettoman vaikeaa.
Kyse ei kuitenkaan ole siitä, että Excelin rakentaja olisi tehnyt jotain väärin. Organisaatio on voinut huomaamattaan antaa tärkeän prosessin kasvaa yhden ihmisen ympärille.
Ei välttämättä. Excel on monessa tilanteessa aivan toimiva työkalu. Se on joustava, tuttu ja nopeasti muokattava.
Jos tiedosto palvelee tarkoitustaan, sen toimintaperiaate tunnetaan eikä tekeminen ole yhden henkilön varassa, ongelmaa ei välttämättä ole.
Siksi tavoitteena ei ole päästä eroon Exceleistä vain siksi, että ne ovat Exceleitä.
Dokumentointi voi auttaa jo paljon. On tärkeää tietää, mistä tiedot tulevat, mitä laskenta tekee, mitä poikkeuksia prosessissa on ja miten ongelmatilanteissa toimitaan. Dokumentoinnin rinnalla kannattaa kuitenkin kysyä myös:"Pitäisikö näin monimutkaisen Excel-prosessin alun perinkään olla olemassa?"
Jos tiedostosta on vähitellen tullut useiden järjestelmien välinen tiedonsiirtäjä, liiketoimintakriittinen laskentatyökalu tai jatkuvaa ylläpitoa vaativa kokonaisuus, voi olla perusteltua tarkastella muitakin vaihtoehtoja.
Ratkaisu voi olla prosessin yksinkertaistaminen, nykyisten järjestelmien parempi hyödyntäminen, integraatio tai tarvittaessa kokonaisuuteen paremmin sopiva laajempi järjestelmä.
Aloita pienistä muutoksista:
Tavoitteena ei ole tehdä osaavasta ihmisestä hyödytöntä. Hänen aikaansa ei välttämättä vain kannata käyttää vuodesta toiseen saman tiedoston ylläpitämiseen ja ongelmien selvittämiseen.
Excelissä ei välttämättä ole mitään vikaa. Eikä siinä ihmisessä, joka on vuosien aikana oppinut tuntemaan sen läpikotaisin.
Ongelma syntyy vasta silloin, jos tärkeä prosessi toimii vain hänen osaamisensa varassa.
Jos loma, sairastuminen tai työpaikan vaihto saisi aikaan kysymyksen ”mitenkäs tämä nyt tehdään?”, kannattaa pysähtyä hetkeksi:
"Miksi me edelleen tehdään tämä näin?"
Tämä artikkeli on osa Softecin "Miksi me edelleen..." -sisältösarjaa, jossa tarkastelemme työelämän tehottomia tai riskialttiita, mutta tavallisiksi muodostuneita toimintatapoja ja sitä, milloin niitä kannattaa muuttaa.
Excel voi olla hyvä työkalu moneen tarpeeseen. Jos sen varaan on kuitenkin rakentunut liiketoiminnalle tärkeä prosessi, paljon käsityötä tai yhden henkilön osaamisesta riippuva kokonaisuus, kannattaa pysähtyä miettimään, kuuluisiko osa tekemisestä sittenkin esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään.
Softec tarjoaa ERP-ratkaisuja yrityksen toiminnanohjaukseen ja auttaa ottamaan niitä käyttöön niin, että tietoa ja työvaiheita voidaan hallita Excelien sijaan osana yhteistä järjestelmää. Tarvittaessa järjestelmiä voidaan myös yhdistää integraatioilla, jotta tieto liikkuu niiden välillä ilman ylimääräistä käsityötä.
Jos Excel hoitaa teillä jo enemmän kuin sen pitäisi, ole rohkeasti suoraan yhteydessä tai varaa Teams-tapaaminen alla olevan kalenterin kautta.