Piristeel on Etelä-Pohjanmaalla toimiva metallialan yritys, joka on Suomen johtava sadevesijärjestelmien, tikkaiden ja kattoturvatuotteiden (kuten kattosiltojen ja lumiesteiden) valmistaja. Vuonna 1989 perustettu yhtiö työllistää noin 100 henkilöä, ja se on toiminut vuodesta 2019 lähtien osana SSAB-konserniin kuuluvaa Ruukki Constructionia.
Työajanseuranta ei enää vastannut arjen tarpeita
Piristeelillä aiemmin käytössä ollut työajanseuranta ei enää vastannut tarpeita, eikä järjestelmää enää kehitetty. Työajanseurannan tiedot käsiteltiin Excelin kautta ja siirrettiin manuaalisesti palkanlaskentaan, mikä teki työstä hidasta ja altista virheille. Palkanlaskenta saattoi viedä useita päiviä kuukaudessa, ja myös esihenkilöt käyttivät runsaasti aikaa tuntien tarkistamiseen, kertoo Piristeelin HR-partner Hanna Kivikangas.
Manuaalityö näkyi koko organisaatiossa. Esihenkilöt tarkistivat tunteja Excelistä, korjasivat leimauksia ja varmistivat tietoja useasta eri paikasta. Esimerkiksi maalaamossa saattoi olla kerrallaan kymmeniä työntekijöitä, joiden tuntien läpikäyntiin kului helposti päiviä.
"Siellä saattoi mennä pari päivää siihen, että kaikkien leimaukset käytiin läpi", Kivikangas kuvaa.
Valintaan vaikutti selkeys ja kokonaisuus
Piristeel kartoitti useita vaihtoehtoja ennen päätöstä. Nepton nousi esiin erityisesti selkeytensä ansiosta. Järjestelmän tuli toimia sekä toimihenkilöille että tuotannon työntekijöille.
Valintaan vaikuttivat myös sujuva integraatio palkanlaskentaan, hyvät raportointimahdollisuudet sekä mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää laajemmassa organisaatiokokonaisuudessa.
Valintaan vaikuttivat myös:
- sujuva integraatio Visma Novaan
- kattavat raportointimahdollisuudet
- mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää konsernitasolla
Työn sujuvuuden lisäksi uusi järjestelmä tukee yrityksen käytännön turvallisuusjohtamista tarjoamalla nopean arjen tilannekuvan kiinteistössä olevista henkilöistä.
"Pystymme ajamaan nopeasti raportin siitä, ketkä ovat paikan päällä ja ketkä etänä. Se on tärkeää esimerkiksi vaaratilanteissa ja turvallisuus on tärkeä osa Ruukin konsernin toimintaa", Kivikangas sanoo.
Järjestelmä ei ole mekaanisesti aukoton kulunvalvontaratkaisu, sillä se nojaa työntekijöiden omiin leimauksiin. Siitä huolimatta sen tarjoama reaaliaikainen data antaa hätä- ja evakuointitilanteissa pelastushenkilöstölle ja johdolle merkittävän lisätuen tilanteen hallintaan.
Konkreettiset hyödyt: päivistä tunteihi
Uuden järjestelmän käyttöönotto toi nopeasti merkittäviä hyötyjä. Palkanlaskentaan käytetty aika lyheni huomattavasti – useista päivistä muutamaan tuntiin. Hyödyt näkyivät koko organisaatiossa: palkanlaskenta nopeutui, esihenkilöiden työaikaa vapautui, virheet vähenivät ja raportointi helpottui.
"On vapautunut aikaa siihen oikeaan työhön eikä tarvitse enää pyörittää Exceliä. Ajansäästöä tulee esihenkilöille ja palkanlaskentaan. Tiedot siirtyvät yhdellä tiedostolla Neptonista Novaan. Se on ihan huikea muutos",Kivikangas sanoo.
Yhteistyö ratkaisi käyttöönoton onnistumisen
Käyttöönotto toteutettiin vaiheittain yhteistyössä asiantuntijoiden kanssa. Prosessi sisälsi määrittelyä, testausta ja koulutuksia.
Yhteistyö koettiin sujuvaksi, ja viestintä oli avointa koko projektin ajan. Erityisesti arvostettiin selkeitä suunnitelmia ja sitä, että etenemisestä ja mahdollisista viivästyksistä viestittiin rehellisesti.
"Saimme koko ajan selkeän kuvan siitä, mitä meidän pitää tehdä. Prosessi oli todella suunnitelmallinen", Kivikangas kertoo.
Erityisen arvokkaaksi koettiin henkilökohtainen tuki ja läsnäolo.
"Oli todella hyvä, että asiantuntija tuli myös paikan päälle. Se on ihan eri asia kuin Teams", Kivikangas sanoo.
Järjestelmä ei ole staattinen, vaan sitä kehitetään jatkuvasti vastaamaan arjen tarpeita. Käyttöönoton jälkeen Piristeel on hienosäätänyt esimerkiksi leimauskäytäntöjä ja asetuksia käytännön kokemusten perusteella.
“Ehdottomasti suosittelen”
Työajanseurannan uudistaminen on tuonut Piristeelille merkittäviä hyötyjä tehokkuuden, ajansäästön ja luotettavuuden näkökulmasta. Kokemus osoittaa, että oikealla järjestelmällä ja toimivalla yhteistyöllä voidaan vapauttaa aikaa olennaiseen: ihmisten tukemiseen ja liiketoiminnan kehittämiseen.
Kokonaiskuva on Piristeelillä selkeä: uudistus kannatti, ja yhteistyö on vastannut odotuksia.
"Asiantuntevaa porukkaa ja helppo tehdä yhteistyötä. On pidetty kiinni siitä, mitä on luvattu.", Kivikangas tiivistää.
Ja suositus tulee suoraan:
"Ehdottomasti suosittelen", Kivikangas sanoo.
