Hyvä työajanseurantajärjestelmä tuo hyötyjä niin työntekijöille kuin liiketoiminnallekin. Tässä 15 konkreettista hyötyä, jotka laadukas työajanseurantajärjestelmä voi tarjota yrityksellesi:
1) Kehityskohteiden tunnistaminen datan avulla
Hyvä työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa työajan kirjaamisen tarkasti, jolloin syntyy arvokasta dataa prosessien, projektien ja työtuntien tehokkuudesta. Näiden tietojen pohjalta voit tunnistaa kehityskohteet ja tehdä faktapohjaisia päätöksiä liiketoiminnan tueksi.
2) Raportointi helpottaa kokonaiskuvan hahmottamista
Moderni työajanseurantajärjestelmä tarjoaa selkeitä raportteja työntekijä-, projekti- ja asiakaskohtaisesti. Raportit auttavat seuraamaan työkuormaa ja projektien edistymistä, sekä mahdollistavat nopean reagoinnin poikkeamiin.
3) Läpinäkyvyyttä myös asiakkaille ja kumppaneille
Kun voit esittää reaaliaikaiset tuntitiedot asiakkaille tai sidosryhmille, rakennat luottamusta ja toimit vastuullisesti. Hyvä työajanseurantajärjestelmä tekee tästä helppoa ja uskottavaa.
Lisäksi myös työntekijöiden on mahdollista nähdä esimerkiksi lisien sekä ylitöiden kertyminen reaaliaikaisesti ja omien liukumasaldojen tasausta pystyy helposti tekemään.
4) Luottamuksen rakentaminen työntekijöihin
Kun työntekijät voivat itse kirjata ja hallita työaikojaan, osoitat heille luottamusta. Tämä edistää vastuullisuutta, työhyvinvointia ja mahdollistaa joustavampaa työtä, kuten etätyötä.
5) Kirjaukset onnistuvat kaikilla laitteilla
Laadukas työajanseurantajärjestelmä toimii saumattomasti puhelimella, tabletilla ja tietokoneella. Näin työaikojen kirjaaminen onnistuu helposti missä tahansa.
6) Pilvipalvelun joustavuus
Pilvipohjainen työajanseurantajärjestelmä toimii paikasta riippumatta – olitpa sitten kotona tai toisella puolella maailmaa. Pääset myös tarkastelemaan ja hyväksymään kirjauksia ajasta ja paikasta riippumatta.
7) Etätyön hallinta sujuu vaivattomasti
Etätyö on tullut jäädäkseen. Hyvä työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa myös etätyötuntien kirjaamisen ja seuraamisen, jolloin työntekijöiden läsnäolo ja panos pysyvät näkyvillä.
Myös siirtyminen kesken työpäivän etätyöskentelystä toimistolle onnistuu helposti, kun työajan kirjausta voi jatkaa tai muuttaa esimerkiksi kirjauspäätteellä, vaikka päivää olisi aloitettu kirjaamaan esimerkiksi mobiililaitteella.
8) Työtuntien kohdentaminen tarkasti
Voit kohdistaa työtunnit työntekijän, projektin, asiakkaan tai työtehtävän mukaan. Tämä selkeyttää resurssien käyttöä ja mahdollistaa tarkan seurannan.
Kohdistamalla tunnit voi esimerkiksi yhdistys saada välttämättömän tiedon hankerahoituksia varten, tai voidaan esimerkiksi käyttää kohdennettuja tuntikirjauksia asiakaslaskutuksen tukena tai pohjana.
9) Tehokas työvuorosuunnittelu
Työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa myös työvuorojen suunnittelun työntekijöiden ilmoittamien lomien ja poissaolojen perusteella, mikä helpottaa henkilöstöhallintoa.
Pitämällä sekä suunnittelun että työajan kirjaamisen samassa järjestelmässä, on toteutumaa helppo seurata suunniteltujen vuorojen rinnalla.
10) Tiedot tallessa ja aina ajan tasalla
Pilvipohjainen järjestelmä varmistaa, että kaikki kirjaukset ovat tallessa ja turvassa. Sinun ei tarvitse huolehtia varmuuskopioinnista tai ohjelmistopäivityksistä – palveluntarjoaja hoitaa sen puolestasi.
Nykyaikaisen työajanseurantajärjestelmän avulla on helppo varmistua siitä, että työaikatiedot säilyvät työaikalain vaatiman ajan.
11) Vähemmän turhaa kirjaamista, enemmän aikaa ydintekemiseen
Automatisoitu työajanseurantajärjestelmä vähentää manuaalista työtä: työntekijä kirjaa tunnit, esimies hyväksyy ne ja järjestelmä siirtää ne palkanlaskentaan – tehokasta ja sujuvaa.
Kun järjestelmä tulkitsee työajan automaattisesti pituuden, viikonpäivien ja kellonaikojen mukaan, ei manuaalista tulkintaa tarvitse enää tehdä.
12) Integraatiot tehostavat palkanlaskentaa
Kun työajanseurantajärjestelmä on integroitu esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmään, tiedot voivat siirtyä automaattisesti, mikä vähentää virheitä ja nopeuttaa palkanmaksua.
Myös esimerkiksi projektitietoja voidaan vastaavasti tuoda sisään monipuoliseen työajanseurantajärjestelmään.
Mikäli ei haluta automatisoida täysin, voidaan palkka-aineisto myös ladata järjestelmästä, jolloin voidaan järjestelmän sisällä tehdä vielä halutessaan tarkistus ennen aineiston muodostamista.
13) Automaattinen lainmukaisuus
Järjestelmä tulkitsee työaikalakia ja työehtosopimuksia automaattisesti siihen asetettujen määritysten mukaan. Tämä varmistaa, että kirjaukset ovat aina ajan tasalla ja lain mukaisia.
14) Palkkojen maksaminen on vaivatonta
Hyvä työajanseurantajärjestelmä selkeyttää palkkojen maksuprosessia. Kun kaikki työaikatiedot ovat oikein ja ajallaan, palkanlaskenta sujuu ilman epäselvyyksiä.
15) Yrityksen arki on yksinkertaisesti sujuvampaa
Toimiva työajanseurantajärjestelmä tekee työarjesta selkeämpää. Vähemmän sähläystä, enemmän sujuvuutta – koko organisaatio kiittää.
Ota seuraava askel: Työajanseurantaohjelma käyttöön
Reaaliaikainen ja hyvä työajanseurantaohjelma kirkastaa yrityksesi prosesseja ja luo selkeyttä arkeen. Mikäli listaamamme hyödyt kuulostivat hyviltä, voi kotimainen ja käyttäjäystävällinen Nepton olla yrityksellesi oikea ratkaisu. Neptonissa yhdistyvät kaikki mainitut hyödyt pilviominaisuuksista monipuolisiin raportteihin.
Lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita
