Hukkuuko kululaskujen kuitit taskun pohjalle tai lompakkoon?
Tiesitkö, että matka- ja kululaskuohjelmassa voi kuvata kuitit, kirjata laskun tiedot ja lähettää kululaskut hyväksyntään omina tapahtuminaan jopa suoraan mobiilissa? Näin kuitit säilyvät tallessa sovelluksessa, eikä niitä tarvitse säilöä taskun pohjalla, laukussa tai lompakossa, minne ne helposti hukkuvat.
Voit lähettää esimerkiksi toimistotarvike-, polttoaine- ja muut kulukuitit helposti hyväksyttäväksi omasta puhelinsovelluksesta heti, kun kulu on syntynyt. Vaihtoehtoisesti voit kuvata kuitin, joka tallentuu sovellukseen ja tehdä laskun valmiiksi silloin kun se sinulle parhaiten sopii. Tarvittaessa voit lisätä useampia eri kuluja ja kuitteja yhdelle laskulle. Kululasku voidaan liittää myös osaksi matkalaskua, johon on lisätty tiedot päivärahoista ja kilometrikorvauksista.
Visma.net Expense matkalaskuohjelma
Visma.net Expense on selainpohjainen matka- ja kululaskuohjelma, jolla kirjaat ja hyväksyt matka- ja kululaskut helposti joko sovelluksessa tai selaimessa, niin matkalla, kotona kuin töissäkin. Käsittelyprosessi hoituu sujuvasti ja ajantasaisesti aina laskun syötöstä hyväksyntään, maksatukseen, kirjanpitoon ja tulorekisteri-ilmoituksiin.
Matka- ja kululaskujen käsittely
Visma.net Expensen matkalaskuohjelmassa kuittien käsittely ja kululaskujen syöttäminen onnistuu näppärästi mobiilisovelluksen avulla. Kuvaa kuitti, muodosta siitä kululasku ja lähetä hyväksyntään.
Voit myös tallentaa kuvatun kuitin ja täydentää tietoja myöhemmin. Näin kuitit pysyvät tallessa yhdessä paikassa, eikä niitä tarvitse säilyttää taskussa tai lompakossa. Laskujen hyväksyntä onnistuu myös sujuvasti hyväksyjän omassa mobiilisovelluksessa tai selaimessa missä ja milloin vain internetyhteyden avulla.
Sovellus tulkitsee kuitin tietoja kuvasta automaattisesti, jolloin kaikkia tietoja ei tarvitse syöttää käsin. Mobiilissa tallennetut kuitit ja kululaskut välittyvät myös selaimeen, jossa laskun tietoja voidaan tarvittaessa täydentää tai voit liittää kuitin esimerkiksi osaksi matkalaskua.
Taustamääritykset tehdään käyttöönotossa asiantuntijan toimesta ohjelmaan yrityskohtaisesti. Laskun kirjaajan tai hyväksyjän ei tarvitse huolehtia kulujen tiliöinneistä, vaan ne muodostuvat automaattisesti laskulla käytetyn kulu- tai korvauslajin perusteella. Voit syöttää ohjelmaan kuluja myös eri valuutoissa. Ohjelma päivittää valuuttakurssit automaattisesti samoin kuin verottajan vahvistamat á-hinnat päivärahoille ja kilometrikorvauksille.
Luottokortti-integraatio
Visma.net Expense on myös integroitavissa luottokortteihin, jolloin luottokortin tapahtumat ohjautuvat automaattisesti järjestelmään ja ovat yhdistettävissä kululaskulle. Ohjelma lukee valitun luottokorttitapahtuman tiedot laskulle, jolloin laskun kirjaajan ei tarvitse lisätä tietoja käsin. Näin luottokorttitapahtuma on helppo myös yhdistää kululaskun tietoihin kirjanpidossa.
Laskujen hyväksyntä ja maksatus
Käyttäjät voivat helposti itse seurata omien laskujen etenemistä, kun laskut lähtevät hyväksyntään käyttöönotossa määritellyn hyväksyntäketjun mukaisesti. Hyväksyjä saa tarvittaessa myös ilmoituksia ja muistutuksia omaan sähköpostiin huomiota vaativista laskuista.
Kun kulu- ja matkalaskut on hyväksytty, saadaan niistä suoraan kirjanpito- ja maksuaineisto, tai laskut voidaan maksaa suoraan ohjelmasta oman pankkiyhteyden avulla.
Maksetuksi merkityistä laskuista lähtee automaattinen Tulorekisteri-ilmoitus, jolloin sinun ei tarvitse huolehtia sitä erikseen. Monet työvaiheet automatisoituvat ja virheiden määrä pienenee, kun tieto säilyy ja siirtyy eteenpäin yhdessä paikassa.
Sekä laskun kirjaajat, hyväksyjät että taloushallinto hyötyvät selkeästä ja suoraviivaisesta prosessista. Ja mikä tärkeintä, jotta kululasku voidaan todentaa, on kuitti oltava tallessa.
