Matkalaskut: miksi me edelleen muistelemme työmatkoja kuun lopussa?

Matkalasku pitäisi tehdä. Työmatkasta on vain kulunut jo kolme viikkoa.

Missä se tapaaminen olikaan? Meninkö sinne omalla autolla vai junalla? Paljonko kilometrejä tuli? Oliko pysäköinnistä kuitti? Entä se yksi lounas, kuka sen maksoikaan?

Monessa yrityksessä matkalaskujen tekeminen toimii käytännössä näin: matka tehdään silloin kun se tehdään, mutta matkalasku vasta sitten, kun on pakko.

Matkan aikana tiedot ovat vielä tuoreina mielessä. Viikkoja myöhemmin niitä etsitään kalenterista, sähköpostista ja kuittipinosta. Matkalaskujen tekemistä voi helpottaa tallentamalla tiedot silloin, kun ne ovat käsillä. Koko matkalaskua ei silti tarvitse viimeistellä samassa hetkessä.

Miksi matkalaskut jäävät kuun loppuun?

Matkalasku ei työmatkalta palatessa välttämättä ole tärkein asia. Sähköpostit, asiakkaat ja muut työtehtävät odottavat. Kuitit päätyvät taskuun tai sähköpostiin. M atkan tiedot tuntuvat vielä niin selviltä, että ne ehtii kirjata myöhemminkin.

Ja myöhemmin siitä tulee helposti vielä vähän myöhemmin.

Kun sama tapahtuu useamman matkan kohdalla, kuun lopussa vastassa ei enää ole vain matkalaskujen tekeminen. Ensin täytyy selvittää, mitä matkoilla tapahtui.

Kyse ei siis välttämättä ole työntekijän huolimattomuudesta. Toimintatapa voi jättää liikaa muistamisen varaan.

Mitä haittaa matkalaskujen jälkiselvittelystä on?

Yksittäisen matkan tietojen tarkistaminen voi tuntua pieneltä vaivalta. Jos useampi työntekijä etsii joka kuukausi kuitteja ja selvittää vanhoja matkojaan, sama työ toistuu eri puolilla organisaatiota.

Jälkikäteen voi myös olla vaikeampi varmistaa, mitä kuluja matkaan kuului. Epäselvien tietojen selvittäminen voi siirtää työtä taloushallinnolle, joka joutuu pyytämään täydennyksiä.

Ongelma ei ole itse matkalasku, vaan se, että jo kerran tiedossa olleet asiat pitää selvittää uudelleen.

Pitääkö matkalasku tehdä heti työmatkan jälkeen?

Ei välttämättä. Matkan tietojen tallentaminen ja valmiin matkalaskun lähettäminen ovat eri asioita. Kuitit ja matkan perustiedot voi kerätä talteen matkan aikana tai heti sen jälkeen, vaikka laskun tarkistaisi ja lähettäisi myöhemmin yrityksen käytännön mukaisesti.

Tavoite ei ole lisätä työmatkan keskelle uutta hallinnollista tehtävää. Tavoite on vähentää sitä, kuinka paljon asioita pitää muistaa ja selvittää jälkikäteen.

Näin vähennät matkalaskujen jälkiselvittelyä

Aloita pienistä muutoksista, jotka sopivat yrityksenne käytäntöihin:

• Tallenna kuitti, kun saat sen. Käytä yrityksen sovittua tallennuspaikkaa, jotta kuitti löytyy myös matkalaskua tehdessä.
• Kirjaa matkan perustiedot tuoreeltaan. Ota talteen esimerkiksi matkan tarkoitus, kohde, ajankohdat ja tarvittavat tiedot kulkemisesta.
• Sopikaa, milloin matkalaskut viimeistellään. Selkeä käytäntö auttaa välttämään sitä, että kaikki jää kuun viimeisille päiville.
• Tarkistakaa nykyisen järjestelmän mahdollisuudet. Selvittäkää, voiko kuitteja tallentaa jo matkan aikana ja mitä tietoja voidaan hyödyntää ilman uudelleenkirjaamista.

Hyvä prosessi ei edellytä parempaa muistia. Se edellyttää mahdollisimman vähän muistamista.

Milloin matkalaskuprosessia kannattaa kehittää?

Jos työmatkoja on vähän ja nykyinen tapa toimii ilman merkittävää ylimääräistä työtä, sitä ei tarvitse muuttaa vain muuttamisen vuoksi.

Syvempi tarkastelu on paikallaan, jos samat ongelmat toistuvat: matkalaskut kasaantuvat kuun loppuun, kuitteja puuttuu, matkatietoja selvitetään kalentereista tai taloushallinto joutuu jatkuvasti pyytämään täydennyksiä.

Selvitä ensin, missä vaiheessa ylimääräinen työ syntyy. Ratkaisu voi olla yhteinen toimintatapa, nykyisen järjestelmän parempi hyödyntäminen tai tarvittaessa sopivampi työkalu ja automaatio.

Ratkaisun pitäisi seurata ongelmaa, ei toisinpäin.

Matkalasku tarvitaan. Tarvitaanko kuukausittaista muistelua?

Matkalaskujen tekemisessä on järkeä. Siinä ei välttämättä ole, että joka kuukausi selvitetään uudelleen asioita, jotka tiedettiin jo matkan aikana.

Jos ”mitähän tein silloin kolme viikkoa sitten?” kuuluu kuukausittaiseen matkalaskurutiiniin, yksi kysymys kannattaa esittää:

Miksi me edelleen tehdään tämä näin?

Tämä artikkeli on osa Softecin sisältösarjaa "Miksi me edelleen...", jossa tarkastelemme työelämän tehottomia, mutta tavallisiksi muodostuneita toimintatapoja ja sitä, milloin niitä kannattaa muuttaa.

Jäävätkö matkalaskut teilläkin muistin varaan?

Jos kuun loppuun kuuluu kuittien etsimistä ja vanhojen työmatkojen selvittelyä, katsotaan yhdessä, mikä teillä teettää ylimääräistä työtä ja miten sitä voisi vähentää.

Voit olla suoraan yhteydessä tai varata Teams-tapaamisen alla olevan kalenterin kautta.