AKK Sports Oy ja AKK-Motorsport ry muodostavat suomalaisen autourheilun ytimessä toimivan kokonaisuuden. AKK-Motorsport ry toimii kansallisena keskusjärjestönä sadoille seuroille ja tuhansille jäsenille, kun taas AKK Sports Oy vastaa muun muassa Suomen MM-rallin, Secto Rally Finlandin järjestämisestä sekä markkinoinnista ja mediatuotannoista.
Yhdessä toimivien organisaatioiden talous- ja henkilöstöhallinnon arjen sujuvuus on kriittisessä roolissa. AKK:lla tähän kokonaisuuteen vastaavat Softecin toimittamat Fennoa, Nepton ja Visma Expense.
Vanhat järjestelmät jarruttivat tekemistä
Tarve järjestelmäuudistukselle syntyi ennen kaikkea vanhojen ratkaisujen rajoitteista.
“Entinen taloushallintojärjestelmämme ei tukenut uusia vaatimuksia, kuten tulorekisteriä, ja muutenkin se oli jo aika vanha ja hankalakäyttöinen.”
Vanhojen järjestelmien kanssa työ oli tarkasti sidottu jäykkiin rutiineihin.
“Asiat piti tehdä tietyssä järjestyksessä, muuten ne eivät yksinkertaisesti toimineet.”
Kohti modernia kokonaisuutta
Taloushallinnon kokonaisratkaisu Fennoa otettiin käyttöön vuonna 2019, myöhemmin kokonaisuutta täydennettiin Nepton-työajanseurannalla sekä Visma Expense -matka- ja kululaskuohjelmalla. Tavoitteena oli saada käyttöön ratkaisuja, jotka tukevat nykyistä toimintaa ja helpottavat päivittäistä työtä.
"Nepton valittiin, koska se tarjosi meille parhaiten ne ominaisuudet, joita työajanseurannalta ja lomien hallinnalta tarvitsimme."
Vähemmän manuaalityötä, enemmän läpinäkyvyyttä
Yksi järjestelmäuudistusten merkittävimmistä hyödyistä on ollut manuaalisten työvaiheiden väheneminen. Aiemmin monet prosessit vaativat tarkkaa työjärjestystä ja erillisiä välivaiheita, kun taas nykyiset järjestelmät mahdollistavat joustavamman työskentelyn.
Fennoassa erityistä kiitosta saa tiedon helppo saatavuus.
"Pääkirjalta pääsee porautumaan suoraan kirjanpidon tositteisiin. Tieto löytyy nopeasti, eikä sitä tarvitse erikseen lähteä etsimään."
Myös esihenkilöiden arki on helpottunut Nepton-työajanseurannan myötä. Työaikojen, lomapyyntöjen ja saldojen seuranta onnistuu suoraan järjestelmästä ilman, että tiedot täytyy pyytää taloushallinnon kautta.
"Esihenkilöt pääsevät itse näkemään tarvitsemansa tiedot. Minun ei enää tarvitse toimia välikätenä raporttien toimittamisessa."
Matkalaskut sujuvasti käyttäjien omissa käsissä
Visma Expense -matka- ja kululaskuohjelman käyttöönotto yhdistyksen luottamushenkilöille on saanut positiivisen vastaanoton. Matkalaskujen tekeminen ja niiden etenemisen seuranta onnistuvat käyttäjiltä itseltään.
"Käyttäjät näkevät helposti, missä vaiheessa matkalasku etenee. Se on saanut paljon kiitosta ja vähentänyt myös kyselyitä."
Yhteistyö, joka perustuu kumppanuuteen ja asiakkaan tuntemiseen
AKK:n ja Softecin yhteistyö on jatkunut pitkään. Olkinuoran mukaan yksi suurimmista eduista on se, että samat asiantuntijat ovat olleet mukana sekä käyttöönotoissa että myöhemmässä tuessa.
"Softecin asiantuntijat tuntevat meidän toimintatapamme ja osaavat ehdottaa meille sopivia ratkaisuja. Se tekee yhteistyöstä sujuvaa."
Nopea tavoitettavuus ja jatkuvuus näkyvät myös arjen tukitilanteissa.
"Yhteydenotto on helppoa, apua saa yleensä nopeasti. On iso etu, että vastassa on ihminen, joka jo tuntee asiakkaan."
Toimiva kokonaisuus tukee kasvua ja muutosta
Olkinuora kannustaa ohjelmistouudistuksia harkitsevia organisaatioita etenemään vaiheittain ja rakentamaan kokonaisuutta omien tarpeidensa mukaan.
"Kannattaa lähteä liikkeelle ydintoiminnoista ja laajentaa siitä tarpeen mukaan. Kaikkea ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla."
AKK:ssa Fennoa, Nepton ja Visma Expense muodostavat kokonaisuuden, joka tukee sekä taloushallinnon asiantuntijoita, että koko organisaation henkilöstöä. Lopputuloksena on vähemmän manuaalityötä, enemmän läpinäkyvyyttä ja sujuvampi arki.
Veera Olkinuora
kirjanpitäjä
AKK Sports Oy & AKK-Motorsport RY
